Die Informationsgrundlage für erfolgreiche Praxisführung

Worum es geht
Dienen Betriebsvergleiche normalerweise einer Einordnung der wirtschaftlichen Situation von Arztpraxen, bietet der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© die völlig neue Möglichkeit, Art, Intensität und Effekte ihrer Praxisführung den repräsentativen Gegebenheiten ihrer Fachgruppe sowie dem Best Practice-Standard gegenüberzustellen.

1 Was ist der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich©?
Der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© ist ein seit zwanzig Jahren bewährtes und validiertes System für den kennzifferbasierten Abgleich des gesamten haus- oder fachärztlichen Praxismanagements sowie der hiermit erzielten Effekte mit zwei Referenz-Maßstäben:
  • dem Fachgruppen-Standard, der die Gegebenheiten der Praxisführung in Praxisbetrieben der eigenen Fachrichtung repräsentiert und
  • dem Best Practice-Standard, d.h. den Regelungen, Instrumenten und Verhaltensweisen, die einen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb gewährleisten. Er setzt sich aus den Praxismanagement-Gegebenheiten in überdurchschnittlich erfolgreichen Arztpraxen und den betriebswirtschaftlich notwendigen Grundlagen zusammen.
Der Vergleich ist für alle Fachrichtungen, Praxisformen und –größen geeignet.

2 Welchen Nutzen haben Ärzte von einer Durchführung?
Praxismanagement-Analysen und -Bewertungen sind nur bedingt aussagefähig, wenn allein die praxisinterne Sichtweise verwendet wird, da es leicht zu Fehlinterpretationen und daraus resultierenden Handlungsfehlern kommen kann. Der Praxismanagement-Betriebsvergleich bietet Haus- und Fachärzten zehn grundlegender Vorteile, diese Situation zu vermeiden und die Praxisführung systematisch zu optimieren::

2.1 Objektive Status-Bestimmung
Der Betriebsvergleich zeigt mittels objektiver Parameter, wo eine Praxis „steht“, indem er die praxisintern gerichtete Sicht um das relevante äußere Handlungsumfeld - die Praxisführung in Betrieben der gleichen Fachrichtung und die Funktions-Regeln erfolgreicher Praxisführung - erweitert. Diese Gegenüberstellung führt zu einem umfassenden, strukturierten und an Hand der Realität bewerteten 360-Grad-Einblick in die aktuelle Praxismanagement-Konstellation. Dadurch erhöhen sich - insgesamt betrachtet - sowohl die Analyse- als auch die Entscheidungs-Qualität.
Der Praxismanagement-Betriebsvergleich ist ein unverzichtbares Instrument, wichtige Informationen für die Analyse, Planung, Kontrolle und Steuerung des Praxisbetriebs zu erhalten:
  • dadurch können Praxisteams sich problemlos auf veränderte oder sich verändernde Handlungsbedingungen einstellen,
  • regelmäßig durchgeführt stellt der Betriebsvergleich sicher, dass die Praxisarbeit stets auf der Höhe der Zeit ist,
  • nach einer Neugründung und in der Folge, vor Praxis-Übernahmen und Kooperationen sowie zur Praxiswert-Bestimmung ist sein Einsatz ein Muss.
2.2 Feintuning der Versorgungsqualität
Das Praxismanagement fungiert als Transmitter der medizinischen Kompetenz in die Patientenversorgung. Der Betriebsvergleich unterstützt Praxisinhaber dabei, die Qualität dieses Transfer-Prozesses durch eine Spiegelung mit der Außensicht zu überprüfen und dadurch auch dem sich vollziehenden dynamischen Umbruch im Gesundheitswesen zu begegnen.

2.3 Sicherheit durch Orientierung
Das Praxismanagement ist ein komplexes Geschehen mit verschiedenen Aktionsbereichen, die eng miteinander verknüpft sind und sich zum großen Teil gegenseitig bedingen und beeinflussen. Für eine optimale Funktionsfähigkeit muss die Gestaltungs-Parameter dieser Bereiche wie feinjustierte Zahnräder ineinander greifen.
Der Praxismanagement-Betriebsvergleich
  • systematisiert diese Zusammenhänge mit Hilfe von Kennziffern, den Key Performance Indikatoren,
  • sorgt so für Transparenz und Steuerbarkeit und
  • schafft so „das gute Gefühl“, stets alles im Blick zu haben.
2.4 Informations- und Handlungsvorsprung
Durch das Benchmarking des eigenen Management-Potenzials mit den Anforderungen und Gegebenheiten der Versorgungslandschaft wird erkennbar, inwieweit die Arbeit geeignet ist, die verfolgte Praxis-Strategie zielgenau umzusetzen. Ärzte, die sich auf diese Weise mit ihrer Leistungs-Qualität beschäftigen, sind in der Lage, deutlich einfacher und präziser bessere betriebliche Entscheidungen zu treffen.
Die Kenntnis der eigenen relativen Position wird zudem umso wichtiger, je höher die Wettbewerbsintensität innerhalb des eigenen Einzugsgebietes ist.

2.5 Fehler- und Risikominimierung
Der Betriebsvergleich ist in der Lage, Fehljustierungen und Risikofaktoren aufzudecken und in ihren Auswirkungen zu kategorisieren, die zu einer Beeinträchtigung
  • sowohl der operativen Tätigkeit als
  • auch der strategischen Entwicklung führen können.
2.6 Schaffung von Handlungs-Spielräumen
Erst durch den systematischen „Blick über den Tellerrand“, den ein Betriebsvergleichs ermöglicht, gelangt man zu neuen Erkenntnissen und wird motiviert, identifizierte Schwachstellen zu beseitigen:
  • durch die Gegenüberstellung des eigenen Management-Potenzials mit den Anforderungen und Gegebenheiten der Versorgungslandschaft wird erkennbar, inwieweit die Arbeit geeignet ist, die verfolgte Praxis-Strategie zielgenau umzusetzen.
  • Ärzte, die sich auf diese Weise mit ihrer Leistungs-Qualität beschäftigen, sind in der Lage, deutlich einfacher und präziser bessere betriebliche Entscheidungen zu treffen,
  • die Kenntnis der eigenen relativen Position wird zudem umso wichtiger, je höher die Wettbewerbsintensität innerhalb des eigenen Einzugsgebietes ist: Praxis-Teams, die in einem intensiven Konkurrenzumfeld angesiedelt sind, werden durch den Betriebsvergleich in die Lage versetzt, die wettbewerbsrelevante Position ihres Betriebs sicher einschätzen zu können.
2.7 Ersatz von Annahmen durch Fakten
Der zweifache Vergleich gewährleistet eine objektive und realistische Beurteilung der Praxismanagement-Situation mit Hilfe von Kenngrößen, subjektive Einschätzungen werden durch konkretes Wissen ersetzt und wirken so zielgerichtet möglichen Fehlentscheidungen entgegen.

2.8 Vermeidung von Betriebsblindheit
Routinen helfen Praxis-Teams, den täglichen Arbeits-Anforderungen zu genügen. Betriebsblindheit entsteht, wenn diese im Zeitablauf nicht oder nur unzureichend überprüft werden und führt zu sinkender Leistungsfähigkeit. Dem wirkt der Praxismanagement-Betriebsvergleich© entgegen. Er hilft, realistische Ziele zu definieren, für den Arbeitsalltag passende Prioritäten zu setzen und die Praxis-Ressourcen Ressourcen anforderungsgerecht einzusetzen.

2.9 Steuerung der Praxisführung
Die strukturierte Aufbereitung des Praxismanagements mit Hilfe von Indikatoren bietet die Möglichkeit, konkrete Zielparameter für die Praxisarbeit zu definieren und ihre Entwicklung in Folgeuntersuchungen systematisch zu überprüfen.

2.10 Verbesserung der finanziellen Situation
Optimierungen des Praxismanagements wirken sich stets direkt positiv auf die Kostensituation, auf den Umsatz sowie auf das Praxisergebnis aus.

3 Was untersucht der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© im Detail?
3.1 Übersicht
Die Untersuchungsbereiche und -objekte (Strukturen, Prozesse und Ergebnisse) sind in der folgenden Übersicht aufgeführt:
3.2 Analyse-Beispiel
Analysiert werden dabei - die jeweils in der Fachgruppen- und Best-Practice-Betrachtung - alle Funktionen, Interaktionen und Wirkungen sowie Hinweise auf mögliche Risikofaktoren. Auf diese Weise erfährt der Anwender beispielsweise,
  • wie zufrieden die eigenen Patienten mit der Länge der Wartezeit im Vergleich zu den Praxisbesuchern in Fachgruppen-Praxisbetrieben sind und wie
  • diese Zufriedenheit ergänzend zu der generellen Anforderung an dieses Leistungsmerkmal einzuordnen ist.
Beide Maßstäbe bilden den operativ-strategischen Zielkorridor für die Gestaltung dieses und aller anderen Leistungsmerkmale.

3.3 Informationen zum Digitalisierungs-Status
Der Praxismanagement-Betriebsvergleich beinhaltet zudem einen Digitalisierungs-Indiaktor, der es Praxisinhabern ermöglicht, den Status ihrer eigenen Transformations-Überlegungen und -Umsetzungen im Kontext ihrer Fachgruppe und in Relation zu den vorhandenen Digitalisierungs-Möglichkeiten (Availability-Status) zu betrachten.

4 Wie funktioniert der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich©?
4.1 Easy-to-use
Die Erhebung der für den Vergleich notwendigen Arzt-, Mitarbeiterinnen- und Patientenangaben erfolgt mit Hilfe anwenderfreundlicher und praxisbewährter Dokumentationsbögen. Sie gelangen per Download in die Praxen und werden dort entsprechend der Betriebsgröße vervielfältig. Die Bearbeitung erfolgt - neben einigen Freitext-Angaben - intuitiv im Ankreuz-Verfahren, hierfür werden weder Vorwissen noch zusätzlichen Unterlagen benötigt.

4.2 Bildung von Vergleichs-Kennziffern
Die ausgefüllten Bögen gelangen auf dem Postweg in unser Institut und werden hier ausgewertet. Die Skalierung des Ankreuz-Verfahrens ermöglicht es, die Beschreibungen aus den Bögen in Kennziffern, die sog. Key Performance-Indikatoren, zu wandeln und diese mit den Referenz-Werten zu vergleichen.

4.3 Repräsentative Vergleichsdaten
Hierfür steht ein Datenpool mit mehr als 15.000 autorisierten und anonymisierten Praxismanagement-Beschreibungen zur Verfügung, der kontinuierlich erweitert und erneuert wird.

4.4 Ergebnis-Report mit Expertise
4.4.1 Übersicht
Nach der Auswertung wird ein ausführlicher, ca. 50seitiger Statusbericht als PDF-Datei per E-Mail an die jeweilige Praxis geschickt:
  • er demonstriert mittels übersichtlicher Diagramme alle Details der Praxismanagement-Situation ( vgl. Abb. in Abschnitt 3) im Fachgruppen- und Best Practice-Vergleich,
  • Erklärungen zu allen Abbildungen und anschauliche zusammenfassende Grafiken verdichten die Resultate,
  • ein “Optimeter” beschreibt detailliert die Verbesserungs-Möglichkeiten der Praxisarbeit und weist auf verdeckte Risikofaktoren hin,
  • eine Expertise erläutert die Resultate.
4.4.2 Die Inhalte im Detail (Inhalts-Verzeichnis der Expertise)
Vorwort
1 Das Gesamtergebnis: Ihr Praxismanagement im Fachgruppen- und Best Practice-Vergleich
2 Praxisführung
2.1 Praxismanagement
2.1.1 Fachgruppen-Vergleich
2.1.2 Best Practice-Vergleich
2.2 IGeL-Management
2.2.1 Fachgruppen-Vergleich
2.2.2 Best-Practice-Vergleich
2.3 Führungsmanagement
2.3.1 Eingesetzte Führungsinstrumente im Vergleich zur Führungswirkung
2.3.2 Das Führungsmanagement aus Mitarbeitersicht
2.3.2.1 Fachgruppen-Vergleich
2.3.2.2 Best-Practice-Vergleich
2.3.3 Team-Analyse
2.3.3.1 Teamwork Quality Score (TQS)
2.3.3.2 Team-Harmonie
3 Patientenzufriedenheit
3.1 Fachgruppen-Vergleich
3.2 Best Practice-Vergleich
3.3 Patient Care Quality Score (PCQS)
3.4 Weiterempfehlungsbereitschaft
3.5 Matchment von Praxis-Eigen- und Patienten-Fremdbild
3.6 Bewertung der Warte-/ Gesprächszeit-Relation aus Patientensicht
3.7 Eingesetzte Instrumente des Patientenmanagements im Vergleich zur Patientenzufriedenheit
4 Digitalisierungs-Status
4.1 Fachgruppen-Vergleich
4.2 Patienten-Anforderungen an digitale Leistungsangebote Ihrer Praxis
5 Ihr Strategie-Portfolio

5 Wie groß ist der Aufwand für die Durchführung in der Praxis?
Der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© ist so konzipiert, dass ein maximaler Nutzen mit einem minimalen Aufwand erreicht wird. Folgende Bearbeitungszeiten fallen dabei an:
  • Arztbogen: ca. 30 Minuten,
  • MFA-Bogen: ca. 20 Minuten,
  • Patientenbogen: ca. 2 Minuten (es können bis zu 100 Patienten befragt werden).
6 Welche Leistungen umfasst der Betriebsvergleich?
  • Bereitstellung der Dokumentation-Unterlagen (Kopiervorlagen) im PDF-Format
  • Erfassung der eingehenden ausgefüllten Fragebögen
  • Datenauswertung inkl. Fachgruppen- und Best Practice-Vergleich
  • Erstellung eines Auswertungsberichts mit Expertise
  • Versand des Betriebsvergleich-Statusberichts im PDF-Format per E-Mail
7 Anwendungs-Regelung, Copyright und Datenschutz
7.1 Der Der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© richtet sich ausschließlich an Arztpraxen, für Gesundheitszentren, MVZ oder Arztnetze werden individuelle Angebote erstellt.

7.2 Methode, Verfahren, Benchmarking-Daten und alle Unterlagen des Vergleichs sind als Ganzes und in ihren Teilen durch die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere durch die des Urheber- und Wettbewerbsrechts, geschützt und nur im Einklang mit diesen nutzbar. Jegliche über den Einsatz im Rahmen dieser Aktion hinausgehende Speicherung, Vervielfältigung, Verbreitung oder Veröffentlichung der Analyse- und Dokumentations-Bögen und des Auswertungsberichtes (Praxis-Expertise) oder von Teilen hiervon bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung durch unser Institut.

7.3 Die Angaben der eingereichten Bögen werden für die Auswertung elektronisch erfasst und gespeichert, die Analyse-Bögen danach unidentifizierbar vernichtet. Nach Erstellung des Auswertungsberichts bleiben die erfassten Daten sowie die Datei des Berichts für die Dauer von vier Wochen gespeichert, damit bei Verlust des Reports Ersatz bereitgestellt werden kann. Nach Ablauf der genannten Frist werden die Erfassungsdaten anonymisiert in den Betriebsvergleichs-Pool übernommen und die Berichts-Datei gelöscht, es sei denn, der Anwender beauftragt schriftlich eine Speicherung seiner Daten für einen später geplanten Folge-Vergleich.